Van Excel-spreadsheets naar carbon accounting software: zo maak je de overstap

{{highlight-text}}

Hoewel bijna de helft van de bedrijven aangeeft hun uitstoot te berekenen en meer dan 60% plannen heeft om hun CO2-impact te verminderen, vertrouwen velen nog steeds op Excel-spreadsheets. Deze methode kost veel tijd, is foutgevoelig en complex, vooral voor transportbedrijven waarvan klanten steeds vaker emissierapportages verwachten.

Uitstoot handmatig berekenen in Excel is bovendien minder nauwkeurig dan andere methoden, wat kan leiden tot fouten, complianceproblemen, mislukte audits en zelfs uitsluiting van aanbestedingen. In dit artikel bespreken we de drie belangrijkste methoden voor het berekenen van scope 1-, scope 2- en scope 3-emissies, en hoe transportbedrijf Farm Trans zijn emissiemeting en -rapportage heeft verbeterd met carbon accounting software.

Hoe bedrijven momenteel hun transportuitstoot berekenen

Er zijn drie belangrijkste manieren waarop transport- en logistiekbedrijven hun CO2e-uitstoot berekenen. Hieronder gaan we dieper op elk van deze methoden in:

1. Excel-spreadsheets

Spreadsheets worden nog altijd door bedrijven van alle groottes gebruikt om handmatig gegevens over transportactiviteiten te verzamelen, uitstoot te berekenen met complexe formules en de resultaten samen te vatten in tabellen en grafieken. Lees meer over hoe je CO2e-emissies berekent in onze eerdere handleiding.

Nadelen van spreadsheets

Spreadsheets kunnen volstaan voor zeer kleine bedrijven, maar het wordt al snel erg complex als je uitstoot moet berekenen voor honderden ritten per week met verschillende transportmodi, brandstoftypes, voertuigen en vaak zelfs zendingen van verschillende klanten in dezelfde container, zoals gedeeltelijke vrachtlading (PTL) of minder dan vrachtwagenlading (LTL). Andere nadelen zijn:

• Arbeidsintensief: het beheren van spreadsheets voor emissieberekeningen kost enorm veel tijd, omdat er veel handmatig werk bij komt kijken voor het invoeren, controleren, opmaken en rapporteren van data.
• Hoog risico op fouten: veel handmatig werk betekent een groter risico op fouten en inconsistenties.
• Kennisverlies: spreadsheets worden doorgaans beheerd door één persoon. Als die persoon het bedrijf verlaat, kost het enorm veel tijd en moeite om uit te zoeken hoe het sheet werd bijgehouden en een goede overdracht te doen.
• Moeilijk te valideren data: in tegenstelling tot softwareoplossingen hebben spreadsheets geen duidelijke auditlogs, waardoor het lastig is om te verifiëren of de informatie klopt en wijzigingen bij te houden, zoals aanpassingen aan emissiefactoren of updates van berekeningsmethodieken.

2. Externe consultants voor emissieberekening

Consultants zijn een betrouwbare en solide manier om je emissieberekeningen nauwkeurig te laten uitvoeren en valideren, maar dat heeft doorgaans een flink prijskaartje. Het vereist ook dat je de consultants nauwkeurige gegevens aanlevert over je transportactiviteiten.

Consultants bundelen je emissiedata doorgaans in heldere en uitgebreide rapporten. Maar als je aanvullende rapporten nodig hebt, zoals de uitstoot van ritten voor specifieke klanten, dan moet je die ofwel zelf opstellen op basis van het hoofdrapport, ofwel de consultant vragen deze te verzorgen.

Sommige consultants gebruiken carbon accounting software om emissiemonitoring en -rapportage voor hun klanten te beheren, maar of ze je toegang geven tot de dashboards en rapportagefuncties van de software is aan hen.

Nadelen van externe consultants

Consultants kunnen waardevolle expertise bieden, maar er zijn ook nadelen aan het uitbesteden van carbon accounting ten opzichte van intern beheer:

• Hoge kosten: het inschakelen van consultants voor emissieberekeningen telt snel op in honoraria, zeker als je regelmatig updates of klantspecifieke rapporten nodig hebt.
• Beperkte controle over data: consultants beheren je emissiedata doorgaans in hun eigen systemen, of dat nu Excel-spreadsheets zijn of eigen carbon accounting software, waardoor het lastiger is om bij te komen of te updaten.
• Langere doorlooptijden: zelfs voor eenvoudige updates of rapporten ben je afhankelijk van de beschikbaarheid van de consultant.

3. Carbon accounting software

Carbon accounting software vereenvoudigt de manier waarop je CO2e-emissies berekent, analyseert en rapporteert, zodat bedrijven deze functie makkelijker intern kunnen beleggen. Het kan een op zichzelf staande softwareoplossing zijn of een Emissions API of integratie met je bestaande transport management- of supply chain-software.

Carbon accounting tools zijn doorgaans ontworpen voor gebruik door elke sustainability- of operationsprofessional en vereisen geen grote tijdsinvestering voor bijscholing of onboarding. Dat is vooral belangrijk voor de 60% van het mkb dat gebrek aan kennis en vaardigheden noemt als grootste drempel voor klimaatactie.

In tegenstelling tot handmatige berekeningen stelt toonaangevende carbon accounting software je in staat om nauwkeurig de uitstoot per individuele zending en transportdeel te berekenen en deze data transparant te delen met klanten via aanpasbare dashboards en rapporten. Dit kan zelfs worden geautomatiseerd, zodat klanten altijd toegang hebben tot realtime emissiedata voor hun eigen monitoring en compliancerapportages.

Geavanceerde analyses en AI zijn ingebouwd in sommige carbon accounting platformen, waarmee gebruikers trends kunnen identificeren, verschillende scenario's kunnen testen (zoals de impact op uitstoot bij het overschakelen van brandstoftype) en kansen kunnen vinden om uitstoot te verminderen door klanten duurzamere transportopties aan te bieden.

Van Excel-spreadsheets naar software in 5 stappen

Het kan overweldigend lijken om een nieuwe carbon accounting-aanpak te implementeren, zeker als je geen interne expert hebt. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je kiest voor gebruiksvriendelijke carbon accounting software en deze stappen volgt.

1. Bepaal je carbon accounting-behoeften

Breng in kaart hoe je momenteel CO2e-emissies berekent en welke tekortkomingen of hiaten die methode heeft. Denk daarbij aan factoren zoals:

• Te veel tijd en moeite bij handmatig bijhouden (minimaal 2 uur per week om spreadsheets actueel en nauwkeurig te houden)
• Regelmatige veranderingen in je supply chain
• Toenemende verzoeken van klanten om gedetailleerde emissierapportages
• Druk om te voldoen aan duurzaamheidsregels
• Een doelstelling om je CO2-voetafdruk te verlagen

2. Kies de juiste software of API

Evalueer de beschikbare opties op de markt om te controleren of ze voldoen aan alles wat je nodig hebt. Let daarbij op factoren als gebruiksgemak, berekenmethoden (gecertificeerd of niet), aanpasbaarheid, rapportagetools, integraties en uiteraard de prijs. Als je liever een Emissions API gebruikt die integreert met je bestaande TMS of andere software, is het nog steeds belangrijk te controleren of die aan al je behoeften voldoet.

3. Implementeer de software (in slechts 2 weken)

Tijdens de implementatie krijg je begeleiding bij het importeren en valideren van je bestaande spreadsheetdata, het instellen van dashboards en rapporten, en de integratie met je bestaande werkprocessen. Doorgaans omvat het ook training zodat je team de tool direct effectief kan gebruiken. Afhankelijk van de partner die je kiest, verloopt de onboarding vrij snel. Bij BigMile duurt onboarding gemiddeld slechts 2 weken.

4. Begin met carbon accounting

Zodra je de software of API hebt geïmplementeerd, kun je direct aan de slag met het meten en rapporteren van je uitstoot en het delen van deze data met je klanten. Je kunt ervoor kiezen om klein te beginnen (bijvoorbeeld met één transportmodaliteit) of alles in één keer voor al je transportactiviteiten uit te rollen.

5. Monitor voortgang en verbeter prestaties

Na een paar weken kun je de emissiedata tot dan toe analyseren en een basislijn vaststellen voor je uitstoot (als je die nog niet hebt). Je kunt ook kansen identificeren om je uitstoot te verlagen of je klanten duurzamere routes aan te bieden, scenario's testen en je totale CO2-voetafdruk monitoren.

Praktijkvoorbeeld: hoe Farm Trans overstapte van spreadsheets naar carbon accounting software

Farm Trans volgde uitstoot oorspronkelijk bij via zowel Excel-spreadsheets als externe consultants, een aanpak die zowel onnauwkeurig als duur was, gezien de meer dan 225.000 zendingen die Farm Trans per jaar verwerkt. Het maakte het ook moeilijk om compliant te blijven met nieuwe regelgeving zoals de CSRD of om klanten gedetailleerde emissieinzichten te bieden.

Sinds Farm Trans gebruik maakt van BigMile's carbon accounting software, heeft het bedrijf nauwkeurige inzichten op zendingsniveau in zijn CO2e-uitstoot. Sustainability Manager Suzanne Spierings legt uit hoe dit Farm Trans ten goede komt: "BigMile geeft ons de inzichten om onze duurzaamheidsdoelstellingen te halen en met klanten zinvolle, datagestuurde gesprekken te voeren over het verminderen van uitstoot."

Naast het vereenvoudigen van de voorbereiding van compliancerapportages helpt BigMile's platform Farm Trans betere beslissingen te nemen over duurzaamheidsinitiatieven, zoals het overschakelen op alternatieve brandstoffen en het elektrificeren van het wagenpark.

Voordelen van carbon accounting software

Nu je meer weet over de implementatie van carbon accounting software, laten we de belangrijkste voordelen van deze aanpak bekijken:

• Bespaar tijd en geld door vertrouwde berekenmethoden te gebruiken om automatisch je uitstoot te berekenen en alle data op één plek op te slaan, zodat je die gemakkelijk kunt exporteren voor audits, compliance of klanten.
• Voldoe eenvoudig aan duurzaamheidsregels die verplicht zijn voor je bedrijf, en sluit aan bij vrijwillige duurzaamheidsnormen zoals de VSME-standaard.
• Vergroot je concurrentiepositie bij aanbestedingen door je emissiedata transparant te delen en je score op ESG-criteria te verbeteren met emissiereductie-initiatieven.
• Behoud bestaande klanten door nauwkeurige emissiedata te leveren over de transport- en logistiekdiensten die je voor hen verricht, en data te delen in een gestandaardiseerd formaat ter ondersteuning van hun eigen duurzaamheidsrapportage.
• Toegang tot groene financiering en aantrekken van investeerders door je duurzaamheidsprestaties transparant te valideren in nauwkeurige rapporten en dashboards.
• Minimaliseer je CO2-voetafdruk door slimme, kosteneffectieve manieren te vinden om je uitstoot in de loop van de tijd te verlagen, wat vooral belangrijk is omdat bijna een kwart van de wereldwijde energiegerelateerde CO2e-uitstoot afkomstig is uit de transportsector.

Lees meer over de voordelen van een betere carbon accounting-aanpak in dit artikel over de 6 voordelen van carbon accounting.

Vereenvoudig je carbon accounting met BigMile

Of je nu wilt overstappen van arbeidsintensieve handmatige spreadsheetberekeningen of af wilt van consultants voor het beheren van je uitstoot, BigMile maakt carbon accounting moeiteloos, zodat je je kunt richten op het leveren van waarde voor je klanten.

Met ons platform of onze Emissions API kun je je uitstoot nauwkeurig meten, inzichten krijgen in hoe je die kunt verlagen, op maat gemaakte rapporten aan je klanten leveren en voldoen aan regelgeving zoals de CSRD.

Klaar om te beginnen? Sluit je aan bij 250+ logistieke en transportbedrijven zoals RICOH, Murata en Vanguard Logistics die BigMile gebruiken voor het berekenen van hun CO2-voetafdruk. Boek een demo en we geven je een persoonlijke rondleiding door ons platform en laten zien hoe het jou kan helpen.