Cómo pasar de hojas de cálculo de Excel a un software de contabilidad de carbono

{{highlight-text}}

Aunque casi la mitad de las empresas afirma calcular sus emisiones y más del 60% tiene previsto reducir su impacto de carbono, muchas siguen dependiendo de hojas de cálculo de Excel. Este método consume mucho tiempo, es propenso a errores y complicado, especialmente para las empresas de transporte cuyos clientes esperan cada vez más informes de emisiones. 

Calcular manualmente las emisiones en Excel también es menos preciso que otros métodos, lo que puede provocar errores, problemas de cumplimiento, fallos en las auditorías e incluso la exclusión de licitaciones. En este artículo, se repasan los tres métodos principales para calcular las emisiones de Scope 1, Scope 2 y Scope 3, y cómo la empresa de transporte Farm Trans mejoró la medición y el reporte de sus emisiones con software de contabilidad de carbono. 

Cómo calculan actualmente las empresas sus emisiones de transporte 

Existen tres formas principales en las que las empresas de transporte y logística calculan sus emisiones de CO₂e, que se detallan a continuación: 

1. Hojas de cálculo de Excel 

En primer lugar, las hojas de cálculo de Excel siguen siendo utilizadas por empresas de todos los tamaños para recopilar manualmente datos sobre sus operaciones de transporte, calcular las emisiones con fórmulas complejas y resumir después los resultados en tablas y gráficos. Puedes obtener más información sobre cómo calcular las emisiones de CO₂e en nuestra guía anterior.

Inconvenientes de usar hojas de cálculo

Las hojas de cálculo pueden ser suficientes para empresas muy pequeñas, pero se vuelven muy complicadas cuando hay que calcular las emisiones de cientos de trayectos semanales con distintos modos de transporte, tipos de combustible, vehículos y, a menudo, incluso con envíos de distintos clientes en el mismo contenedor, es decir, carga parcial de camión (PTL) o carga inferior a un camión completo (LTL). Otros inconvenientes son: 

• Intensivo en mano de obra: gestionar hojas de cálculo para el cálculo de emisiones requiere mucho tiempo, ya que depende de una gran cantidad de trabajo manual para introducir, comprobar, formatear y reportar los datos.
• Alto riesgo de errores: al implicar mucho trabajo manual, aumenta el riesgo de errores e incoherencias.
• Pérdida de conocimiento: las hojas de cálculo suelen gestionarlas una sola persona, y si esta abandona la empresa, normalmente se necesita mucho tiempo y esfuerzo para entender cómo gestionaba la hoja y realizar un traspaso adecuado. 
• Dificultad para validar los datos: a diferencia de las soluciones de software, las hojas de cálculo no cuentan con registros de auditoría claros, por lo que puede resultar difícil validar que la información es correcta y hacer seguimiento de cambios, como los ajustes en los factores de emisión o las actualizaciones de la metodología de cálculo.

2. Consultores externos para el cálculo de emisiones

Como es lógico, los consultores son una forma fiable de calcular y validar con precisión tus cálculos de emisiones, pero esto suele conllevar un coste elevado. Además, depende de que proporciones a los consultores datos muy precisos sobre tus operaciones de transporte. 

Los consultores suelen consolidar tus datos de emisiones en informes claros y completos, pero si necesitas informes adicionales, como las emisiones de los trayectos realizados para clientes específicos, tendrás que crearlos tú mismo a partir del informe principal o pedir al consultor que los prepare.

Algunos consultores utilizan software de contabilidad de carbono para gestionar el seguimiento y el reporte de emisiones de sus clientes, pero que te den acceso a los paneles y funciones de reporte del software queda a su discreción. 

Inconvenientes de usar consultores externos

Aunque los consultores pueden aportar una experiencia valiosa, depender de ellos para la contabilidad de carbono tiene varios inconvenientes en comparación con gestionar las emisiones internamente, entre ellos: 

• Costes elevados: recurrir a consultores para calcular las emisiones supone un gasto acumulado en honorarios, especialmente si necesitas actualizaciones frecuentes o informes específicos para clientes.
• Control limitado sobre los datos: los consultores suelen controlar tus datos de emisiones en sus propios sistemas, ya sean hojas de cálculo de Excel o su propio software de contabilidad de carbono, lo que dificulta su acceso o actualización.
• Tiempos de respuesta más lentos: incluso para actualizaciones o informes sencillos, dependes de la disponibilidad del consultor para preparar la información que necesitas. 

3. Software de contabilidad de carbono

El software de contabilidad de carbono simplifica la forma de calcular, analizar y reportar las emisiones de CO₂e, lo que facilita que las empresas asuman esta función internamente. Puede tratarse de una solución de software independiente o de una Emissions API integrada con tu software de gestión de transporte o cadena de suministro ya existente. 

Las herramientas de contabilidad de carbono suelen estar diseñadas para que las pueda utilizar cualquier profesional de sostenibilidad u operaciones, sin necesitar una gran inversión de tiempo en formación o implementación. Esto es especialmente importante para el 60% de las pymes que señalan la falta de habilidades y conocimientos como la principal barrera para actuar frente al cambio climático.

A diferencia de los cálculos manuales, el software de contabilidad de carbono líder te permite calcular con precisión las emisiones de envíos y tramos de transporte individuales, y compartir estos datos de forma transparente con los clientes a través de paneles e informes personalizables. Esto incluso se puede automatizar para garantizar que los clientes tengan siempre acceso a datos de emisiones en tiempo real para sus propios informes de seguimiento y cumplimiento. 

Algunas plataformas de contabilidad de carbono incorporan análisis avanzados e IA, lo que ayuda a sus usuarios a identificar tendencias, probar diferentes escenarios (por ejemplo, el impacto en las emisiones de cambiar de tipo de combustible) y detectar oportunidades para reducir emisiones ofreciendo a sus clientes opciones de transporte más sostenibles. 

Cómo hacer la transición de las hojas de cálculo de Excel al software en 5 sencillos pasos

Puede parecer complicado implementar un nuevo enfoque de contabilidad de carbono, especialmente si no cuentas con un experto interno, pero no tiene por qué serlo si eliges un software de contabilidad de carbono fácil de usar y sigues estos pasos. 

1. Determina tus necesidades de contabilidad de carbono 

Analiza cómo calculas actualmente las emisiones de CO₂e y los inconvenientes o carencias de ese método. Esto podría incluir factores como: 

• Requerir demasiado tiempo y esfuerzo hacerlo manualmente (un mínimo de 2 horas semanales para mantener las hojas de cálculo actualizadas y precisas)
• Cambios frecuentes en tu cadena de suministro 
• Un aumento de las solicitudes de tus clientes de informes de emisiones detallados
• La presión para cumplir con la normativa de sostenibilidad 
• Tener el objetivo de reducir tu huella de carbono

2. Elige el software o la API adecuados 

Evalúa las opciones disponibles en el mercado para comprobar que cuentan con todo lo que necesitas en un software de contabilidad de carbono. Esto incluye analizar factores como la facilidad de uso, las metodologías de cálculo (si están certificadas), la personalización, las herramientas de reporte, las integraciones y, por supuesto, el precio. Si prefieres utilizar una Emissions API que se integre con tu TMS u otro software existente, es igualmente importante comprobar que cubra todas tus necesidades.  

3. Implementa el software (en tan solo 2 semanas)

Durante la implementación, recibirás orientación para importar y validar los datos de tus hojas de cálculo existentes, configurar paneles e informes, e integrarlos con tus flujos de trabajo actuales. Normalmente también incluye formación para garantizar que tu equipo sepa utilizar la plataforma de forma eficaz desde el primer día. Según el proveedor que elijas, la implementación debería ser bastante rápida. Con BigMile, la implementación tarda una media de solo 2 semanas.  

4. Comienza tu contabilidad de carbono

Una vez implementado el software o la API, puedes empezar inmediatamente a medir y reportar tus emisiones, y a compartir estos datos con tus clientes. Puedes decidir empezar poco a poco (por ejemplo, con un solo modo de transporte) o implementarlo de una vez para todas tus operaciones de transporte. 

5. Supervisa el progreso y mejora el rendimiento

Tras unas semanas, podrás analizar los datos de emisiones acumulados hasta el momento y crear una línea base para tu producción de emisiones (si aún no tienes una). También puedes identificar oportunidades para reducir tus emisiones u ofrecer rutas más sostenibles a tus clientes, probar escenarios y supervisar tu huella de carbono global. 

Ejemplo real: cómo Farm Trans pasó de las hojas de cálculo a un software de contabilidad de carbono

Farm Trans hacía originalmente el seguimiento de sus emisiones tanto con hojas de cálculo de Excel como con consultores externos, un proceso que resultaba impreciso y costoso, teniendo en cuenta que Farm Trans gestiona más de 225.000 envíos al año. Además, esto dificultaba el cumplimiento de nuevas normativas como la CSRD o proporcionar información detallada sobre las emisiones a sus clientes. 

Desde que empezó a utilizar el software de contabilidad de carbono de BigMile, Farm Trans ha obtenido información precisa sobre sus emisiones de CO₂e a nivel de envío. Suzanne Spierings, Sustainability Manager, explica cómo esto beneficia a Farm Trans: “BigMile nos da la información necesaria para cumplir nuestros objetivos de sostenibilidad y mantener conversaciones significativas y basadas en datos con los clientes sobre la reducción de emisiones”.

Además de simplificar la elaboración de informes de cumplimiento, la plataforma de BigMile ayuda a Farm Trans a tomar mejores decisiones sobre iniciativas de sostenibilidad, como el cambio a combustibles alternativos y la electrificación de su flota de vehículos.

Ventajas de utilizar software de contabilidad de carbono

Ahora que conoces mejor cómo implementar el software de contabilidad de carbono, veamos las principales ventajas de este enfoque: 

• Ahorra tiempo y dinero utilizando metodologías de cálculo fiables para calcular automáticamente tus emisiones y almacenar todos los datos en un solo lugar, de modo que sean fácilmente exportables para auditorías, cumplimiento normativo o clientes. 
• Cumple fácilmente con la normativa de sostenibilidad obligatoria para tu empresa, además de alinearte con estándares voluntarios de sostenibilidad como el estándar VSME.
• Obtén una ventaja competitiva en las licitaciones al compartir de forma transparente tus datos de emisiones y mejorar tu puntuación en criterios ESG con iniciativas de reducción de emisiones.
• Retén a los clientes existentes proporcionando datos de emisiones precisos sobre los servicios de transporte y logística que les ofreces, y compartiendo los datos en un formato estandarizado que respalde sus propios informes de sostenibilidad. 
• Accede a financiación verde y atrae a inversores mostrando y validando tus credenciales de sostenibilidad en informes y paneles transparentes y precisos. 
• Minimiza tu huella de carbono identificando formas inteligentes y rentables de reducir tus emisiones con el tiempo, algo especialmente importante dado que casi una cuarta parte de las emisiones globales de CO₂e relacionadas con la energía proceden del sector del transporte.

Descubre más sobre las ventajas de mejorar tu enfoque de contabilidad de carbono en este artículo sobre los 6 beneficios de la contabilidad de carbono. 

Simplifica tu contabilidad de carbono con BigMile

Ya sea que quieras dejar atrás el cálculo manual e intensivo en hojas de cálculo, o dejar de depender de consultores para gestionar tus emisiones, BigMile hace que la contabilidad de carbono sea sencilla, para que puedas centrarte en aportar valor a tus clientes.

Con nuestra plataforma o nuestra Emissions API, puedes medir tus emisiones con precisión, obtener información sobre cómo reducirlas, proporcionar informes personalizados a tus clientes y cumplir con normativas como la CSRD. 

¿Listo para empezar? Únete a más de 200 empresas de logística y transporte, como RICOH, Murata y Vanguard Logistics, que utilizan BigMile para calcular su huella de carbono. Simplemente reserva una demo y te ofreceremos un recorrido personalizado por nuestra plataforma y cómo puede ayudarte.